CHÍNH SÁCH BẢO MẬT DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA KHÁCH HÀNG
Tại Trung tâm ngoại ngữ liên lục địa I-CLC (“I-CLC”), chúng tôi coi bảo vệ dữ liệu cá nhân (“DLCN”) của khách hàng (“KH”) là vô cùng quan trọng và phải được ưu tiên. I-CLC cam kết thu thập và sử dụng các DLCN đúng cách thức, đúng mục đích; có quy định chặt chẽ nhằm bảo vệ DLCN ngay cả khi DLCN được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam; đồng thời đảm bảo các trường hợp vi phạm về bảo mật DLCN sẽ được báo cáo và điều tra kịp thời và đúng quy định pháp luật.
Chính sách này là một phần các điều khoản và là phụ lục không tách rời của Hợp đồng dịch vụ của sản phẩm mà KH đã xác lập với I-CLC. Bằng cách đăng ký sử dụng dịch vụ của I-CLC, KH đồng ý với các điều kiện và điều khoản về xử lý DLCN dưới đây:
1. Mục đích thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân:
Các DLCN mà I-CLC thu thập từ KH có thể được thu thập và sử dụng cho các mục đích bao gồm nhưng không giới hạn sau:
- Phục vụ mục đích kinh doanh của I-CLC, bao gồm nhưng không giới hạn; thông báo, tiếp thị, quảng cáo, cung cấp, cải thiện dịch vụ cho KH;
- Để quản lý thông tin KH và các dịch vụ của KH đã và đang giao dịch với I-CLC;
- Để trao đổi thông tin liên lạc, kết quả thực hiện dịch vụ và trả lời các thắc mắc, phản hồi, khiến nại của KH;
- Chia sẻ thông tin cho bên liên quan nhằm thực hiện các công việc trong phạm vi mục đích được nêu tại mục 1 của chính sách này, đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật (xem nội dung diễn giải ở mục 3 của chính sách này);
- Để thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật;
- Tuân thủ các mệnh lệnh của tòa án, các yêu cầu, quy trình và/hoặc quy định pháp lý khác của bất cứ cơ quan chính phủ và/hoặc cơ quan quản lý nào;
- Bất kỳ mục đích nào khác được mô tả thông qua văn bản tại thời điểm thu thập DLCN của KH.
2. Các loại dữ liệu cá nhân I-CLC thu thập và xử lý
I-CLC, trong phạm vi phù hợp với mục đích cung cấp dịch vụ cho KH (như đã nêu tại mục 1 của chính sách này) và phụ thuộc vào sự cung cấp theo toàn quyền quyết định của KH, sẽ thu thập DLCN thông qua các nền tảng và kênh thông tin của I-CLC; bao gồm các thông tin sau: họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, quốc tịch, v.v và/hoặc các thông tin khác được định nghĩa là DLCN cần bảo mật theo quy định cụ thể tại Khoản 3, Khoản 4, Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
3. Các bên liên quan có thể tiếp cận với dữ liệu cá nhân của khách hàng
I-CLC cam kết: không cung cấp, không bán, không trao đổi, không sử dụng DLCN của KH dưới bất kỳ hình thức thương mại nào khác (ngoài các mục đích đã nêu tại mục 1 của chính sách này).
Trong một số trường hợp, I-CLC có thể sử dụng các đối tác khác để xử lý DLCN của KH nhằm thay mặt I-CLC cung cấp các dịch vụ đến với KH (theo mục đích được nêu tại mục 1 của chính sách này). Việc xử lý DLCN của các đối tác khác sẽ được quy định trong hợp đồng thương mại cụ thể với các điều khoản phù hợp nhằm bảo vệ DLCN của KH theo đúng quy định của pháp luật.
4. Cách thức thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân
4.1. Thu thập dữ liệu:
I-CLC có thể thu thập DLCN từ KH theo các cách thức
• Trực tuyến:
- Các nền tảng trực tuyến như trang web, các trang mạng xã hội chính thức của I-CLC (facebook, instagram, vv.);
- Cuộc gọi trực tiếp đến hotline của I-CLC;
• Trực tiếp:
- Đến trực tiếp các trung tâm tiếng Anh của I-CLC;
- Tham dự các sự kiện của I-CLC.
4.2. Xử lí dữ liệu:
Xử lý dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều hoạt động tác động tới DLCN như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, hoặc các hàng động khác được định nghĩa là “xử lý dữ liệu” theo quy định pháp luật tại từng thời điểm.
Thời gian xử lý dữ liệu: Việc xử lý DLCN sẽ được bắt đầu từ thời điểm I-CLC nhận được DLCN của KH. Chúng tôi sẽ duy trì việc xử lý dữ liệu trong khoảng thời gian KH xác lập các Hợp đồng dịch vụ của sản phẩm với chúng tôi. Chúng tôi cũng có thể lưu trữ DLCN của KH trong một giai đoạn thời gian theo quy định của pháp luật
DLCN của KH sẽ lưu và xử lý tổng thể hoặc từng phần ở Việt Nam. Tùy thuộc mục đích (như đã nêu tại mục 1 của chính sách này), DLCN của KH có thể được lưu trữ và xử lý bên ngoài Việt Nam. I-CLC cam kết thực hiện việc chuyển DLCN của KH ra nước ngoài một cách phù hợp với các quy định của pháp luật về bảo vệ DLCN.
4.3. Bảo vệ dữ liệu:
Nhận định rằng việc thu thập và xử lý dữ liệu có khả năng xảy ra một số rủi ro về an toàn DLCN, I-CLC đã và đang áp dụng các biện pháp bảo vệ như sau:
• Biện pháp quản lý: Ban hành các chính sách, quy định nội bộ, qua đó thiết lập các kiểm soát nhằm bảo vệ DLCN.
• Biện pháp kỹ thuật:
- Thiết lập các biện pháp kỹ thuật chung trên toàn hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm của I-CLC;
- Tổ chức phân quyền nhân sự phù hợp nhằm tránh việc truy cập, đọc, sử dụng, thay đổi, cung cấp hoặc phá hủy trái phép DLCN;
- DLCN của KH không được hiển thị toàn phần ở các báo cáo nội bộ, nhằm hạn chế việc bị tiếp cận và sử dụng một cách trái phép hoặc sai mục đích.
5. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng:
KH có các quyền: được biết, đồng ý, truy cập, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế xử lý dữ liệu, cung cấp dữ liệu, phản đối xử lý dữ liệu, khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại, quyền tự bảo vệ theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trường hợp phát sinh yêu cầu về một hay nhiều quyền trên, KH vui lòng thông báo tới I-CLC theo thông tin liên hệ tại mục 6 của chính sách này.
KH có các nghĩa vụ: Tự bảo vệ DLCN của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ DLCN của mình; cung cấp đầy đủ, chính xác DLCN khi đồng ý cho phép I-CLC xử lý DLCN; thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ DLCN và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
5.1. Về việc đồng ý cung cấp dữ liệu và cho I-CLC xử lý dữ liệu
Bằng việc cung cấp thông tin của mình, KH đồng ý để I-CLC, các công ty liên kết, các đơn vị trực thuộc, các thành viên trực thuộc I-CLC và các đối tác khác được I-CLC ký hợp đồng xử lý DLCN phù hợp với các mục đích đã nêu tại mục 1 của chính sách này và quy định của pháp luật.
Khi KH đồng ý các DLCN với I-CLC có nghĩa KH đã đồng ý và ủy quyền riêng cho I-CLC chia sẻ toàn bộ hoặc một phần các thông tin đó trên nền tảng hoạt động của I-CLC với các mục đích nêu tại mục 1 của chính sách này, trừ khi có thông báo bằng văn bản cụ thể khác.
5.2. Về việc rút lại sự đồng ý
Bất kỳ lúc nào KH đều có thể thông báo đến I-CLC việc rút lại sự đồng ý của mình đối với các DLCN đã đồng ý cung cấp cho I-CLC cho bất kỳ mục đích nào như đã nêu tại mục 1 của chính sách này. I-CLC sẽ trả lời yêu cầu của KH trong thời gian sớm nhất để xác nhận việc KH rút lại sự đồng ý. Việc rút lại sự đồng ý này không có nghĩa là việc xử lý dữ liệu xảy ra trước thời điểm rút lại là bất hợp pháp.
Lưu ý rằng nếu KH rút lại sự đồng ý của mình đối với việc I-CLC xử lý dữ liệu của KH theo các mục đích đã nêu tại mục 1 của chính sách này, I-CLC có thể không tiếp tục cung cấp các dịch vụ cho KH hoặc thực hiện bất kỳ điều khoản hợp đồng nào với KH, và I-CLC cũng sẽ không chịu trách nhiệm trong trường hợp I-CLC không tiếp tục cung cấp các dịch vụ, hoặc thực hiện hợp đồng của I-CLC với KH. Trong trường hợp như vậy, các quyền pháp lý và biện pháp khắc phục của I-CLC rõ ràng vẫn sẽ được bảo lưu.
5.3. Về việc yêu cầu sửa đổi/xóa DLCN
Dựa trên yêu cầu của KH, I-CLC có thể tiến hành chỉnh sửa DLCN của KH đang được lưu trên hệ thống nếu KH nhận thấy bất kì thông tin nào không chính xác, không đầy đủ, không cập nhật, hoặc có thể gây hiểu nhầm.
Ngoài ra, KH có quyền yêu cầu I-CLC xóa/ hủy nếu DLCN của KH mà I-CLC đang lưu trữ không còn cần thiết cho các mục đích thu thập ban đầu.
6. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết yêu cầu/khiếu nại của khách hàng
Mọi ý kiến đóng góp, yêu cầu hay khiến nại, KH vui lòng gửi về I-CLC theo các phương thức sau:
- Gọi đến hotline của bộ phận chăm sóc KH: 0917729932
- Gửi email đến địa chỉ: info@baigiangso.vn
- Đến trực tiếp văn phòng của I-CLC: 438 Điện Biên Phủ, Phường 11, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh
7. Thông báo cho khách hàng khi I-CLC cập nhật/sửa đổi chính sách
Chính sách này có thể được cập nhật, sửa đổi bất cứ khi nào, miễn là các cập nhật, thay đổi này không trái với quy định của pháp luật hiện hành. Thông báo về bất kỳ sự sửa đổi nào sẽ được đăng tải trên trang web của I-CLC và/hoặc các phương tiện liên lạc khác mà I-CLC cho là phù hợp.
I-CLC khuyến khích KH nên thường xuyên theo dõi Chính sách này để cập nhật các thay đổi và luôn được thông báo về cách thức I-CLC đang bảo bệ DLCN của KH
8. Khuyến nghị dành cho khách hàng
Để góp phần đảm bảo an toàn cho DLCN của KH, I-CLC khuyến khích KH luôn chủ động bảo vệ DLCN của mình, tôn trọng và bảo vệ DLCN của người khác, đồng thời nắm rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan nhằm chủ động đưa ra các yêu cầu phù hợp trong việc bảo vệ DLCN. Bên cạnh đó, KH vui lòng thông báo ngay cho I-CLC về bất kỳ dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm bảo mật dữ liệu nào mà KH phát hiện được trong quá trình tương tác và sử dụng dịch vụ tại I-CLC. Không gian mạng là nơi chứa đựng nhiều rủi ro, hãy cẩn trọng khi cung cấp DLCN trên bất kì nền tảng nào.
